Reiseregning og utlegg: rutiner for ansatte

Altinn er tydelig på at en reiseregning skal inneholde flere konkrete opplysninger. Blant annet må den vise hvem reisen gjelder, når reisen startet og sluttet, hva formålet var, og hva slags arrangement eller oppdrag den ansatte deltok på. Ved refusjon skal kvitteringer for utleggene ligge ved. For en liten bedrift betyr det at reiseregning ikke bør være en løs samling kvitteringer. Den bør forklare sammenhengen.

Skill mellom reise og vanlige utlegg

Start med å skille mellom to hverdagslige situasjoner. Den ene er en reise i arbeid, der tid, sted, formål og eventuell kjørebok eller overnatting må forklares. Den andre er et vanlig utlegg, for eksempel når en ansatt har betalt noe på vegne av bedriften. Begge deler trenger dokumentasjon, men de trenger ikke samme mengde forklaring.

Når alt behandles likt, blir rutinen ofte enten for slapp eller for tung. Et enkelt kjøp trenger kanskje bare kvittering, formål og godkjenning. En tjenestereise kan kreve mer: reiserute, tidspunkt, hvem som var med, og hvorfor reisen gjaldt virksomheten.

Formålet er ikke pynt

Formål er ofte den lille linjen som avgjør om regnskapsfører forstår saken uten å sende den tilbake. Det holder sjelden å skrive tur, møte eller diverse. Skriv heller hvem reisen gjaldt, hvilken kunde, hvilket prosjekt eller hvilken arbeidsoppgave den hang sammen med.

Kvitteringer og vedlegg må følge saken

Altinn omtaler at faktiske reiseutgifter kan dekkes når det finnes dokumentasjon for utlegget, og at navn og formål må stå på kvitteringen eller i vedlegg. I praksis bør arbeidsgiver derfor stoppe reiseregninger der kvitteringer mangler, er uleselige eller ligger i en annen kanal.

Dette er særlig viktig når ansatte legger ut privat. Da må regnskapsfører kunne se både hva som er kjøpt, hvem som har betalt, hvorfor kjøpet gjelder virksomheten, og at arbeidsgiver har godkjent det. En skjermdump av en korttransaksjon er sjelden nok alene hvis den ikke forklarer hva kjøpet faktisk var.

Firmakort og private utlegg må følge samme spor

Mange bedrifter behandler firmakort og private utlegg som to ulike verdener. Det er forståelig, men regnskapsmessig bør de likevel lande i samme kontrollspor. Regnskapsfører trenger forklaring på formål, hvem kjøpet gjelder, og hvilken reise eller arbeidsoppgave det hører til. Hvis firmakortet brukes på reisen, bør kvitteringen fortsatt leveres som en del av reiseregningsgrunnlaget.

En ryddig regel er at betalingsmåten ikke avgjør dokumentasjonen. Privat kort, firmakort og faktura kan alle være riktige måter å betale på, men de må forklares likt nok til at saken kan kontrolleres. Da slipper bedriften at samme type kjøp behandles ulikt fra ansatt til ansatt.

Egen bil og overnatting trenger mer presisjon

Når en ansatt bruker egen bil, peker Altinn på at reiseregningen bør vise reiserute, start- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøring. Det bør også være klart hvilken distanse som er kjørt, og hvordan den er dokumentert.

Ved overnatting må grunnlaget også forklare overnattingssted og type overnatting der det er relevant. Dette er ikke detaljer for detaljenes skyld. Det er informasjon som gjør at arbeidsgiver og regnskapsfører kan behandle reisen riktig, og at den ansatte slipper nye spørsmål lenge etterpå.

Lag en godkjenningsflyt som faktisk brukes

Den beste rutinen er ofte kort. Den ansatte leverer reiseregning med vedlegg. Nærmeste leder eller daglig leder sjekker at reisen er avtalt og at formålet er forklart. Regnskapsfører får bare saker som er komplette nok til behandling, eller tydelig merket som spørsmål.

• Ikke godkjenn utlegg uten lesbar kvittering eller forklaring.
• Ikke bland private kjøp og firmarelaterte kjøp i samme kommentar.
• Ikke vent til lønnskjøring med å finne ut hvem som eier spørsmålet.
• Ikke la ansatte sende samme kvittering flere steder.
• Ikke endre gamle reiseregninger uten å avklare konsekvensen med regnskapsfører.

Unngå at reiseregninger blir lønnsrot

Skatteetaten samler lønn, skattetrekk og a-melding under arbeidsgiverrollen. Reiseregninger og utlegg bør derfor ikke behandles som små private lapper ved siden av lønnen. De må inn i en flyt der arbeidsgiver vet hva som er godkjent, hva som er utbetalt, og hva regnskapsfører fortsatt mangler.

For små bedrifter kan en enkel månedlig rutine være nok. Sett en fast frist internt for levering, la leder godkjenne før behandling, og samle åpne spørsmål på ett sted. Da blir reiseregninger mindre preget av hukommelse og mer preget av dokumentasjon.

Kort oppsummert

Gode rutiner for reiseregning og utlegg handler ikke om å gjøre hverdagen byråkratisk. Det handler om å få navn, tidspunkt, formål, reiserute, kvitteringer og godkjenning på plass mens saken fortsatt er fersk. Da får ansatte raskere avklaring, arbeidsgiver bedre kontroll, og regnskapsfører et grunnlag som tåler kontroll.