Kortversjonen
Et regnskapssystem skal gjøre mer enn å lagre bilag. Det skal passe til hverdagen din: hvordan du fakturerer, hvordan du får inn bilag, hvem som følger opp banken, og hvor mye regnskapsfører skal gjøre. For en ny bedrift er det ofte klokere å starte med arbeidsflyten enn med navnet på systemet.
Skatteetaten peker på at mange virksomheter har bokføringsplikt, og at gode rutiner og riktig system kan gjøre rapportering enklere og mer korrekt. Altinn peker også på at regnskap bør settes opp riktig tidlig. Det betyr ikke at du må velge et avansert oppsett fra første dag. Det betyr at du bør velge noe du faktisk klarer å bruke jevnt.
Start med arbeidsflyten, ikke systemnavnet
Mange starter med spørsmålet: hvilket regnskapssystem er best? Det er sjelden det mest nyttige spørsmålet. Et bedre første spørsmål er: hvordan skal bilag, faktura, bank og rapporter bevege seg gjennom bedriften hver uke?
Hvis du selger tjenester med få fakturaer, trenger du noe annet enn en nettbutikk med mange ordre og flere betalingsløsninger. Hvis du skal ha ansatte raskt, bør lønn og fravær være med i vurderingen. Hvis du skal gjøre mye selv, må systemet være lett å forstå uten at du stopper opp for hver føring.
Hvordan skal kjøpsbilag komme inn i systemet?
Hvem lager og sender fakturaer?
Hvordan skal banktransaksjoner kobles mot bilag?
Skal du gjøre føring selv, eller skal regnskapsfører gjøre det meste?
Trenger du timer, prosjekt, lager, abonnement eller enkel lønn?
Sjekk bilag, bank og faktura først
I små bedrifter er det ofte de vanlige oppgavene som avgjør om systemet fungerer. Bilag må inn samme vei hver gang. Banken bør kunne avstemmes uten mye manuelt arbeid. Fakturaer må være enkle å sende og følge opp. Hvis dette blir tungt, hjelper det lite at systemet har mange andre muligheter.
Be gjerne regnskapsfører se på de første rutinene før du låser deg til et oppsett. En erfaren regnskapsfører ser ofte raskt om systemet passer til bilagsmengde, MVA, betalingsflyt og rapportering. Det er bedre å avklare dette før de første månedene har fylt seg med feil vaner.
Avklar hva du vil gjøre selv
Noen bedriftseiere vil føre mest mulig selv og bruke regnskapsfører til kontroll, avklaringer og årsoppgaver. Andre vil helst sende inn grunnlag og få ferdige rapporter tilbake. Begge deler kan være fornuftig, men systemvalget bør følge arbeidsdelingen.
Hvis du skal gjøre mye selv, bør du teste om du faktisk forstår flyten. Klarer du å laste opp bilag, sende faktura, se åpne poster og finne rapportene uten forklaring? Hvis svaret er nei, er ikke løsningen nødvendigvis feil, men da må du regne med mer opplæring og tettere oppfølging.
- Vil du godkjenne bilag selv?
- Vil du følge opp kunder som ikke har betalt?
- Skal regnskapsfører kontrollere alt løpende, eller bare ved faste gjennomganger?
- Hvem skal endre innstillinger og brukertilganger?
- Hvordan skal dere håndtere spørsmål som dukker opp underveis?
Tenk på lønn og MVA før det haster
En ny bedrift kan starte enkelt, men likevel få behov som bør vurderes tidlig. MVA, lønn, utlegg og ansatte påvirker hvilke rutiner som må være på plass. Du trenger ikke bygge for alt som kan skje senere, men du bør vite hva som skjer hvis bedriften endrer seg.
Dette er særlig viktig hvis du planlegger å ansette, ha ansatte med utlegg, selge både varer og tjenester, eller bruke flere systemer rundt nettbutikk, kasse, booking eller prosjekt. Da bør regnskapssystemet enten håndtere arbeidsflyten selv eller koble seg ryddig mot de andre systemene.
Ikke velg tyngre oppsett enn du trenger
Det er lett å tenke at en ny bedrift bør velge noe stort for å være klar for vekst. Det kan bli unødvendig tungt. For mange er et enklere oppsett bedre, så lenge det dekker bilag, faktura, bank, rapporter og samarbeidet med regnskapsfører på en ryddig måte.
Det motsatte kan også bli feil. Et system som virker enkelt i starten kan bli trangt hvis du raskt får flere ansatte, mange ordre, prosjektstyring eller flere personer som skal jobbe i samme flyt. Poenget er ikke å velge størst eller enklest. Poenget er å velge riktig nok for den hverdagen du faktisk ser foran deg.
Velg sammen med regnskapsfører hvis du skal ha hjelp
Hvis du allerede vet at du skal bruke regnskapsfører, bør systemvalg og kontorvalg henge sammen. Noen kontor jobber best i bestemte systemer. Andre er mer fleksible, men har klare meninger om hva som fungerer for ulike typer bedrifter. Den avklaringen bør tas før du setter opp alt alene.
Spør ikke bare om kontoret støtter systemet. Spør hvordan samarbeidet faktisk vil fungere: hvem får tilgang, hvem gjør hvilke oppgaver, hvor ofte de følger opp, og hva de trenger fra deg for at regnskapet skal bli riktig. Da blir systemvalget en del av en arbeidsform, ikke bare et teknisk valg.
Slik lander du valget uten å overtenke
Lag en kort kravliste før du bestemmer deg. Ikke en lang ønskeliste, men de tingene som må fungere fra første måned: bilag inn, faktura ut, bank avstemt, rapporter tilgjengelig og tydelig rollefordeling med regnskapsfører. Hvis systemet løser dette på en måte du forstår, er du langt på vei.
Test den vanlige bilagsflyten før du bestemmer deg.
Avklar hvem som eier bankkobling, faktura og brukerroller.
Sjekk at rapportene gir mening for deg og regnskapsfører.
Vurder lønn, MVA og integrasjoner før behovet blir akutt.
Be regnskapsfører forklare hva de ville valgt bort, ikke bare hva de liker.
Et godt regnskapssystem for en ny bedrift er sjelden det med flest funksjoner. Det er systemet som gjør den faste regnskapsjobben lett nok til at den faktisk blir gjort. Da får både du og regnskapsfører bedre grunnlag, færre avklaringer og en roligere start på driften.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.