Kortversjonen
Restaurantregnskap handler mye om timing. En kvittering som er lett å forklare samme kveld, kan være ganske tung å forstå tre uker senere. Det samme gjelder en differanse i kassen, en varelevering uten riktig bilag eller en vakt som er byttet uten at timene er registrert ordentlig.
Gode regnskapsrutiner for restaurant og servering bør derfor være en del av den daglige driften, ikke noe som ryddes opp i når måneden er over. Poenget er ikke å gjøre restaurantsjefen til regnskapsfører. Poenget er å gi regnskapsfører et grunnlag som kan kontrolleres uten gjetting.
Kassesalget må ha fast rytme
Altinn beskriver kontantsalg som salg der kunden gjør opp med en gang, enten med kontanter, betalingskort eller mobil betaling. For serveringssteder betyr det at kassasystemet blir et sentralt dokumentasjonspunkt, ikke bare et praktisk verktøy i baren eller ved disken.
Altinn peker også på at bokføringspliktige med kontantsalg må bruke kassasystem som tilfredsstiller kravene i bokføringsreglene. Skatteetaten omtaler produkterklærte kassasystemer og regelverket rundt disse. I praksis bør du ikke vente til regnskapsfører spør før du avklarer om systemet, rapportene og betalingsløsningen henger sammen slik de skal.
Avklar hvem som kontrollerer at kassasystemet er riktig satt opp.
Sørg for at salg registreres i riktig varegruppe eller kategori.
Skil tydelig mellom kontanter, kort og mobil betaling i rapportene.
Lagre rapporter på samme sted hver dag, ikke i løse meldinger.
Gi regnskapsfører beskjed når dere endrer kassaløsning eller betalingsflyt.
Dagsoppgjøret er kontrollpunktet
For mange serveringssteder er dagsoppgjøret den viktigste rutinen. Altinn beskriver at dagens registreringer i kassasystemet skal sammenstilles ved dagens slutt, og at kontantbeholdning og rapporter fra betalingsterminal skal avstemmes mot Z-rapporten. Eventuelle differanser skal forklares, og det skal fremgå hvem som har gjort opptelling og avstemming.
Dette er et godt eksempel på en regel som også er sunn drift. Hvis differansen forklares samme dag, husker folk hva som skjedde. Kanskje en betaling ble slått feil, kanskje en retur ble håndtert uten tydelig kommentar, eller kanskje terminalrapporten mangler. Uten en kort forklaring blir det bare et tall regnskapsfører må følge opp senere.
Varekjøp og svinn bør ikke flyte fritt
Serveringssteder har ofte mange varekjøp, hasteinnkjøp og leveranser tett på drift. Bilagene kan komme på e-post, i poser, fra leverandørportal eller sammen med varen. Hvis ingen eier innsamlingen, blir regnskapet fort preget av hull.
Lag en enkel rutine for hva som skjer når varer kommer inn. Hvem tar vare på pakkseddel og faktura? Hvem markerer avvik i leveransen? Hvem sender dokumentasjonen videre? Regnskapsfører trenger ikke en lang forklaring hver gang, men må kunne se at varekjøp, retur til leverandør og kreditnota ikke blir liggende hver for seg.
- Samle leverandørbilag ett fast sted.
- Marker hasteinnkjøp som er betalt direkte av eier eller ansatt.
- Noter svinn og brekkasje på en enkel og fast måte.
- Koble kreditnotaer til opprinnelig leveranse når det er mulig.
- Avklar med regnskapsfører hvordan dere vil håndtere varegrupper og periodisering.
Arbeidstid må registreres ryddig
I restaurant og servering kan bemanningen endre seg raskt. Ekstravakter, byttede vakter, sykdom, deltidsansatte og opplæring gjør lønnsgrunnlaget sårbart hvis timene bare ligger i en chat eller på en utdatert vaktplan.
Arbeidstilsynet skriver at arbeidstid skal registreres skriftlig og gi en oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid og pauser for hver arbeidstaker. De peker også på at arbeidsgiver skal ha rutine for hvem som registrerer tiden og hvordan det gjøres. For regnskapet betyr det at vaktplanen alene ofte ikke er nok. Regnskapsfører trenger det som faktisk ble jobbet.
Avklar hvem som godkjenner timer før lønnskjøring.
Skil mellom planlagt vakt og faktisk jobbet tid.
Fang opp pauser, byttede vakter og ekstraarbeid fortløpende.
Send et samlet og kontrollert lønnsgrunnlag, ikke enkeltbeskjeder.
Ta uvanlige saker med regnskapsfører før lønnskjøringen starter.
Lag en kort avvikslogg
Den enkleste forbedringen for mange serveringssteder er en liten avvikslogg. Ikke et tungt skjema, bare en fast måte å skrive ned det som ikke følger normal flyt. Kassedifferanse, manglende terminalrapport, varekjøp uten bilag, feilslått salg, retur eller en vakt som ble endret etter stengetid.
Loggen bør være kort nok til at den faktisk brukes. Dato, hva skjedde, hvem kjenner saken og hvilken dokumentasjon finnes. Ta også med om saken gjelder kasse, terminal, varekjøp eller timer. Da slipper regnskapsfører å sende generelle spørsmål tilbake, og daglig leder slipper å rekonstruere detaljer fra hukommelsen.
Avklar ansvar for uke og måned
En god restaurant-rutine har både daglig og periodisk kontroll. Daglig handler det om kasse, betalinger, bilag og avvik. Ukentlig eller månedlig handler det om å se om alt er sendt videre, om bank og rapporter lar seg forklare, og om lønnsgrunnlaget er klart før regnskapsfører begynner.
Lag en enkel rollefordeling. Hvem tar dagsoppgjøret? Hvem følger opp manglende bilag? Hvem godkjenner timer? Hvem sender spørsmål til regnskapsfører? Når disse rollene er uklare, blir regnskapet ofte avhengig av den personen som tilfeldigvis husker mest.
Kort oppsummert
Gode regnskapsrutiner for restaurant og servering bygger på faste små kontroller: kasserapporter, dagsoppgjør, varebilag, arbeidstid og avvik. Når dette samles mens informasjonen er fersk, får regnskapsfører et bedre grunnlag, og bedriften får færre spørsmål som egentlig burde vært løst samme dag.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.