Kortversjonen
For mange konsulentbedrifter er regnskapet ganske lite i antall bilag, men krevende på en annen måte. Det handler om tid, prosjekter, avtaler, reiser, utlegg og vurderinger som ofte sitter i hodet på den som leverer jobben. Hvis grunnlaget ikke blir skrevet ned mens saken er fersk, blir regnskapet fort en øvelse i hukommelse.
Det viktigste er derfor ikke å lage et stort regelverk internt. Det viktigste er å ha noen faste stoppunkter: når timer godkjennes, når fakturagrunnlaget lukkes, hvordan utlegg dokumenteres, og hvilke spørsmål som skal sendes til regnskapsfører før de blir hengende.
Start med timer og leveranse
I en konsulentbedrift er timelisten ofte mer enn intern oversikt. Den forklarer hva kunden skal faktureres for, hvilken periode arbeidet gjelder, og hvilken avtale leveransen bygger på. Altinn peker på at et bilag kan være en timeliste, og at dokumentasjon må være korrekt og fullstendig. Det gjør timelisten til en del av regnskapsgrunnlaget, ikke bare et arbeidsnotat.
Registrer timer jevnlig, helst før uken er lukket.
Knytt timer til riktig kunde, prosjekt og avtalt leveranse.
Skriv korte forklaringer på avvik, pause i prosjektet eller ekstraarbeid.
Avklar hvem som godkjenner timer før faktura sendes.
Lagre avtale eller bestilling der regnskapsfører kan finne den ved behov.
Lag ett fakturagrunnlag per kunde
Mange feil starter fordi grunnlaget ligger spredt: litt i kalender, litt i e-post, litt i prosjektverktøy og litt i hodet på daglig leder. Da blir fakturaen sårbar. Altinn beskriver klare krav til salgsdokumentasjon, blant annet at fakturanummer ikke skal velges fritt, og at fakturaen må beskrive varen eller tjenesten tydelig.
En praktisk rutine er å samle fakturagrunnlaget før fakturaen lages. Det trenger ikke være avansert. For hver kunde bør du ha kunde, periode, leveranse, godkjente timer, eventuelle faste tillegg etter avtale og relevante vedlegg samlet på ett sted. Da blir det enklere å sende riktig dokumentasjon til regnskapsfører, og enklere å forklare fakturaen hvis kunden spør.
Utlegg må ha sammenheng med oppdraget
Konsulenter har ofte reise, verktøy, fagarrangementer eller småkjøp knyttet til oppdrag. Slike bilag må ikke bare lastes opp. De må gi mening. Altinn skriver at det ikke skal være tvil om at bilaget har tilknytning til virksomheten. I praksis betyr det at kvitteringen bør kobles til kunde, prosjekt eller intern aktivitet mens du fortsatt husker hvorfor kjøpet ble gjort.
- Legg inn formål sammen med bilaget, ikke i en egen samtale som forsvinner.
- Merk hvilket prosjekt eller hvilken kunde utlegget gjelder.
- Skill private kjøp og virksomhetens kjøp tydelig i arbeidsflyten.
- Send uklare bilag til avklaring før perioden avsluttes.
- Bruk samme navn på prosjekt i timeliste, fakturagrunnlag og bilag.
MVA-avklaringer bør tas før fakturering
Skatteetaten forklarer at registrerte virksomheter fører merverdiavgift på egen konto i regnskapet, og at inntekter og utgifter bokføres når de er realisert. For konsulenter blir det praktiske spørsmålet ofte når en leveranse er gjennomført, hva som faktisk er levert, og om fakturaen skal behandles likt som tidligere leveranser.
Her bør du ikke gjette i etterkant. Lag heller en liten avklaringsliste til regnskapsfører: nye typer oppdrag, arbeid for kunder i andre land, viderefakturering, reiser som skal belastes kunde, og kombinerte leveranser der det er uklart hvordan de skal beskrives. Noe kan være enkelt, noe må vurderes konkret. Poenget er å ta spørsmålet før fakturaen sendes.
Ha en fast månedlig rutine
En konsulentbedrift trenger sjelden en tung regnskapsprosess. Den trenger en fast rytme. Sett av ett tidspunkt i måneden hvor timelister låses, fakturagrunnlag kontrolleres, bilag merkes, åpne spørsmål sendes til regnskapsfører og bankhendelser følges opp. Da slipper du at regnskapet blir en ryddejobb som starter med spørsmålet: hva var dette igjen?
Lukk timelister og prosjektgrunnlag før faktura utstedes.
Sjekk at alle bilag har kunde, prosjekt eller formål der det trengs.
Lag kreditnota hvis en utsendt faktura må korrigeres, ikke endre gammel dokumentasjon.
Send MVA-spørsmål og uvanlige saker til regnskapsfører samlet.
Sjekk at faktura, bilag og avtale peker på samme leveranse.
Avklar hva regnskapsfører faktisk skal kontrollere
Skatteetaten beskriver regnskapsfører som den som fører regnskapet, enten internt eller eksternt. I praksis varierer samarbeidet mye. Noen konsulentbedrifter gjør det meste selv og ber regnskapsfører kontrollere perioder. Andre vil at regnskapsfører følger mer løpende med på bilag, avklaringer og rapporter.
Det bør være skrevet ned. Hvem sjekker at timer og faktura henger sammen? Hvem vurderer uklare utlegg? Hvem sier fra hvis dokumentasjonen er for tynn? Hvem følger opp gamle åpne poster? Når dette er uklart, havner oppgaven ofte hos den som har minst tid akkurat da.
Lag gjerne en enkel overlevering hver måned: dette er sendt, dette mangler, dette må vurderes, og dette venter på kunden. Da får regnskapsfører et arbeidsgrunnlag, ikke bare en bunke vedlegg.
Når rutinen er god nok
En god rutine for konsulentregnskap kjennes ganske enkel i hverdagen. Du finner timene, du ser hvilken leveranse de gjelder, bilagene har forklaring, og regnskapsfører får spørsmål mens de fortsatt er ferske. Det er ikke et mål å dokumentere mer enn nødvendig. Målet er at en annen fagperson kan følge sammenhengen uten å ringe deg for hver detalj.
Kort oppsummert: konsulentbedrifter bør styre regnskapet rundt leveransen. Timer, avtale, fakturagrunnlag, bilag og MVA-spørsmål må henge sammen. Da blir regnskapet mer forståelig, og samarbeidet med regnskapsfører får et bedre utgangspunkt.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.