Kortversjonen
Mange småbedrifter har egentlig dokumentasjonen de trenger, men den ligger spredt. Noe ligger i regnskapssystemet, noe i e-post, noe i en mappe på maskinen, og noe finnes kanskje bare som et skannet vedlegg fra en tidligere rutine. Da blir problemet ikke at bilaget mangler. Problemet er at ingen finner det raskt nok når spørsmålet kommer.
Altinn skriver at bokføringspliktige må oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsreglene, og at materialet kan oppbevares på papir eller elektronisk. For en bedriftseier er det praktiske spørsmålet derfor ikke bare hvor filene ligger. Det er om arkivet faktisk kan brukes når regnskapsfører, revisor eller myndigheter trenger sammenhengen.
Start med hva som skal finnes
En ryddig oppbevaringsrutine starter med en enkel oversikt over hva slags regnskapsmateriale bedriften har. Altinn skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon er grunnlaget for selve bokføringen, for eksempel inngående fakturaer, utgående fakturaer, bankbilag, lønnsbilag og dokumentasjon av balansen.
Sekundærdokumentasjon er typisk tilleggsinformasjon som forklarer noe rundt regnskapet, for eksempel avtaler, ordresedler eller annen informasjon av betydning for virksomheten. Noen ganger kan en avtale bli viktigere enn den ser ut. Hvis fakturaen bare viser til en avtale, kan avtalen være nødvendig for å forstå fakturaen senere.
Lag en fast oversikt over hvor kjøpsbilag, salgsbilag og bankbilag lagres.
Avklar hvor avtaler og ordrebekreftelser som forklarer bilag skal ligge.
Sørg for at dokumentasjon av lønn og utlegg ikke havner i private mapper.
Merk materiale som trenger faglig vurdering før det arkiveres endelig.
Avtal hvem som rydder når dokumentasjon ligger på feil sted.
Lag et arkiv som kan brukes
Det beste arkivet er ikke nødvendigvis det mest avanserte. Det beste arkivet er det som gjør det mulig å finne riktig dokument uten å spørre tre personer først. For småbedrifter betyr det ofte faste navn, faste mapper og en tydelig kobling mellom bilag, bank, faktura og avtaler.
Hvis bedriften bruker regnskapssystemet som hovedarkiv, bør dere vite hva som faktisk lagres der. Ligger bare bilaget der, eller ligger også avtalen, kommentaren, godkjenningen og forklaringen? Hvis regnskapsfører må lete i en separat innboks hver gang noe skal kontrolleres, er arkivet fortsatt sårbart.
Papir eller digitalt: velg en hovedrutine
Altinn skriver at det ikke stilles krav til hvilket format regnskapsmaterialet skal oppbevares i. Bedriften kan altså bruke papir eller elektronisk oppbevaring. I praksis bør dere likevel velge én hovedrutine. Hvis litt ligger på papir og litt digitalt uten klar plan, blir kontrollsporet vanskeligere å følge.
Ved elektronisk oppbevaring peker Altinn på krav til sikkerhetskopi. Det skal finnes oversikt over hva som er sikkerhetskopiert, hvor ofte det skjer, og hvor original og sikkerhetskopi oppbevares. Skannes papirdokumentasjon, må papiret oppbevares til det skannede materialet er sikkerhetskopiert.
- Bestem om regnskapssystemet, et arkivsystem eller en annen avtalt løsning er hovedarkivet.
- Sjekk at skannede bilag er lesbare før papiret fjernes.
- Ha en enkel rutine for sikkerhetskopi og hvem som følger den opp.
- Sørg for at materialet kan skrives ut ved behov gjennom oppbevaringsperioden.
- Unngå private lagringssteder som bare én person har tilgang til.
Vær forsiktig med oppbevaringstid og særregler
Altinn oppgir at primærdokumentasjon som hovedregel skal oppbevares i 5 år, mens sekundærdokumentasjon skal oppbevares i 3,5 år. Skatteetaten omtaler også at enkelte bransjer og typer materiale kan ha lengre oppbevaringstid. Derfor bør bedriften ikke lage en sletterutine uten å avklare hva som faktisk gjelder.
Dette er et godt eksempel på et punkt der regnskapsfører bør kobles på. En liten tjenestebedrift kan ha en ganske enkel arkivhverdag. En bedrift med ansatte, kontantsalg, prosjekter, utenlandske forhold eller mange avtaler kan trenge en mer presis rutine. Ikke slett bare fordi en mappe virker gammel.
Avklar hvem som har ansvaret
Altinn er tydelig på at du fortsatt har ansvar for oppbevaringen selv om andre oppbevarer bilagene for deg. Det betyr at outsourcing ikke bør bli et svart hull. Hvis regnskapskontoret, systemleverandøren eller en ansatt håndterer dokumentasjonen, må bedriften fortsatt vite hva som lagres, hvor det lagres og hvordan det kan hentes frem.
Dette blir ekstra viktig ved bytte av regnskapsfører eller regnskapssystem. Da bør dere avtale hvordan historikk, bilag, rapporter, avstemminger og avtaler flyttes eller beholdes tilgjengelig. Et bytte er ikke ferdig før noen har kontrollert at gammelt materiale fortsatt kan finnes igjen.
Hvem eier originaldokumentasjonen i praksis?
Hvem kan hente ut historiske bilag hvis systemtilgangen endres?
Hvor ligger avtaler som forklarer fakturaer eller større leveranser?
Hvem følger opp sikkerhetskopi og tilgangsstyring?
Hva skjer med arkivet hvis dere bytter regnskapsfører eller system?
Rydd arkivet før det blir en ryddejobb
Oppbevaring bør ikke være noe dere tenker på først ved årsavslutning eller kontroll. Legg heller inn et enkelt arkivsjekkpunkt i månedsslutt. Da kan dere se om bilag er lagret riktig, om forklaringer mangler, om avtaler ligger sammen med fakturaene, og om åpne spørsmål fortsatt står uløst.
En praktisk rytme kan være enkel: bilag inn samme sted, avtaler lagres der de forklarer salget eller kjøpet, skannede dokumenter kontrolleres, sikkerhetskopi følges opp, og uavklarte punkter samles til regnskapsfører. Det er ikke tung administrasjon. Det er bare en vane som gjør regnskapet lettere å forstå senere.
Kort oppsummert
God oppbevaring av regnskapsmateriale handler om mer enn å lagre filer. Materialet må være komplett nok, systematisert nok og tilgjengelig nok til at regnskapet kan etterprøves. Når ansvar, mapper, sikkerhetskopi og gjenfinning er avklart, blir arkivet en del av regnskapsrutinen i stedet for en stressende letejobb.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.