Kortversjonen
Mange småbedrifter tar regnskapet litt etter litt, men uten en fast månedsslutt blir det lett at små avklaringer blir liggende. En kvittering mangler forklaring. En kunde har betalt på en uvanlig måte. En lønnspost er godkjent muntlig, men ikke dokumentert i systemet. Hver enkelt sak er liten. Til sammen gjør de regnskapet tyngre å stole på.
Altinn beskriver regnskapet som et styringsverktøy når det er ajourholdt, og Skatteetaten peker på at regnskapet skal gi oversikt over virksomhetens inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Månedsslutt er den praktiske rutinen som gjør at dette ikke bare blir teori. Du sjekker at måneden henger sammen før neste måned begynner.
Start med banken
Banken er ofte det beste første kontrollpunktet. Den viser hva som faktisk har skjedd, også når bilag, fakturaer eller forklaringer henger litt etter. Ved månedsslutt bør bankbevegelsene være forklart, enten gjennom bokførte bilag, fakturaer, lønn, overføringer eller en tydelig merknad om hva som mangler.
Dette trenger ikke være en stor teknisk øvelse. For mange småbedrifter holder det å gå gjennom banklinjene og spørre: ligger grunnlaget i systemet, stemmer dato og motpart, og er det noe regnskapsfører kommer til å lure på? Hvis svaret er ja på det siste, er det bedre å skrive forklaringen mens du fortsatt husker saken.
Sjekk at alle bankbevegelser har et bilag eller en forklaring.
Marker betalinger som gjelder flere fakturaer eller delbetalinger.
Se etter private utlegg eller blandet bruk som må avklares.
Avklar overføringer mellom egne kontoer før de blir tolket feil.
Samle åpne bankspørsmål i én melding eller oppgave til regnskapsfører.
Rydd bilag før de mister sammenheng
Altinn anbefaler å sortere bilag så snart du får dem, og å avtale med regnskapsfører hvordan bilagene skal systematiseres. Det er et godt månedsslutt-prinsipp også. Bilag som blir liggende uten forklaring, er ofte vanskeligere å plassere når hverdagen har gått videre.
Se særlig etter bilag som ikke forklarer formålet tydelig. En kvittering kan vise dato og leverandør, men ikke hvorfor kjøpet hører hjemme i virksomheten. Da bør du legge inn en kort kommentar. Ikke skriv en roman. Skriv nok til at regnskapsfører forstår sammenhengen uten å sende spørsmålet tilbake.
Se over fakturaer og åpne poster
Fakturaer bør ikke bare sendes og glemmes. Ved månedsslutt bør du se om alle leverte varer eller tjenester faktisk er fakturert, om kreditnotaer og rettelser er håndtert, og om åpne poster ser rimelige ut. Her handler kontrollen om arbeidsflyt, ikke om å lage et omfattende regnskapskurs.
Hvis en faktura står åpen fordi kunden har spørsmål, bør det noteres. Hvis en betaling dekker flere fakturaer, bør koblingen være ryddig. Hvis en faktura må rettes, bør det gjøres før måneden lukkes i systemet. Små salgsavklaringer blir fort rotete hvis de blandes med neste periodes arbeid.
- Er alle leveranser som skal faktureres kommet med?
- Er kreditnotaer og rettelser forklart?
- Stemmer åpne kundeposter med det du faktisk vet om kundene?
- Er betalinger koblet til riktig faktura?
- Er uvanlige salg merket for vurdering før regnskapet lukkes?
Ta lønn og utlegg mens detaljene er ferske
Har bedriften ansatte, bør lønn og utlegg være en fast del av månedsslutt. Timelister, fravær, utlegg og godkjenninger bør være levert og kontrollert. Det er ofte her små feil får følgevirkninger, fordi de berører både den ansatte, arbeidsgiverrollen og rapporteringen videre.
Det praktiske spørsmålet er enkelt: har regnskapsfører alt som trengs for å forstå grunnlaget? Hvis en ansatt har hatt utlegg, bør bilaget ligge ved og formålet være forklart. Hvis fravær eller timer er endret, bør det være synlig hvem som har godkjent endringen. Da slipper dere at lønn blir en munnlig huskeliste.
Lag en kort liste over periodisering og åpne spørsmål
Altinn skriver at regnskapet skal avsluttes med riktige inntekter og utgifter i perioden, og at balanseposter av betydning skal dokumenteres. For en småbedrift betyr ikke det at eier må gjøre alle vurderinger selv. Det betyr at ting som gjelder riktig måned, må bli synlige for den som fører eller kontrollerer regnskapet.
Noen spørsmål går igjen: gjelder fakturaen arbeid som er levert nå eller senere, er et innkjøp en vanlig driftsutgift eller noe som må behandles annerledes, og ligger det avtaler eller dokumenter bak en saldo i balansen? Slike spørsmål bør ikke gjemmes i innboksen. De bør inn i en enkel månedsslutt-liste.
Noter inntekter og utgifter som kan høre til en annen periode.
Legg ved avtaler eller forklaringer som støtter balanseposter.
Marker bilag som krever faglig vurdering.
Avklar hvem som lukker måneden i regnskapssystemet.
Sørg for at åpne spørsmål har en eier og en kort status.
Ikke lukk måneden før ansvaret er tydelig
Altinn omtaler lukking av regnskapsperioder som en måte å sikre at transaksjoner er bokført og dokumentert. I praksis bør dere derfor avtale hva lukking betyr hos dere. Er det nok at bilagene er lastet opp, eller skal bank, faktura, lønn og åpne spørsmål også være kontrollert?
Her oppstår det ofte misforståelser. Bedriften tror regnskapsfører følger opp alt. Regnskapsfører tror bedriften har levert komplett grunnlag. En enkel rollefordeling løser mye: bedriften bekrefter grunnlaget, regnskapsfører kontrollerer føringene, og begge vet hvor åpne spørsmål ligger.
En månedsslutt-rutine som faktisk blir brukt
Den beste rutinen er ikke nødvendigvis den mest detaljerte. Den beste rutinen er den dere faktisk følger hver måned. For en liten bedrift kan det være en fast halvtime med bank, bilag, faktura, lønn og åpne spørsmål. For en litt mer kompleks bedrift kan regnskapsfører eie flere kontrollpunkter.
Poenget er å få en rytme som fanger opp feil mens de fortsatt er små. Da blir regnskapet mer nyttig i hverdagen, ikke bare noe som blir ryddet når noen spør. Månedsslutt handler derfor om ro, ansvar og gjentakelse. Litt fast kontroll hver måned gir et bedre grunnlag for de større vurderingene senere.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.