Kortversjonen
Mange småbedrifter får faktureringen til å fungere i starten, men rutinene blir fort sårbare når det kommer flere kunder, flere leveranser og flere små rettelser. En faktura blir sendt litt sent. En kunde betaler uten tydelig referanse. En feil blir rettet direkte i systemet uten at noen husker hvorfor. Hver sak kan virke liten, men salgsflyten blir tung å kontrollere når sporene ikke er ryddige.
Altinn beskriver faktura som salgsdokumentasjon og peker på at fakturanummer ikke skal bestemmes fritt av bedriften. Skatteetaten omtaler fakturering som dokumentasjon av kredittsalg, og skriver at inntekten bokføres når faktura sendes, selv om kunden ikke har betalt ennå. Det gjør fakturering til et regnskapspunkt, ikke bare en administrativ oppgave.
Start før fakturaen lages
En god faktureringsrutine starter med leveransen. Hva er levert, til hvem, når ble det levert, og finnes det grunnlag som forklarer saken? Hvis dette avklares før fakturaen opprettes, slipper du mange små korreksjoner senere.
For en konsulentbedrift kan grunnlaget være timer og avtalt arbeid. For en håndverksbedrift kan det være arbeidsordre, materiell og godkjenning fra kunden. For en nettbutikk kan det være ordre, betaling og eventuell retur. Poenget er ikke at alt må være komplisert. Poenget er at fakturaen skal bygge på et grunnlag som kan forstås senere.
Avklar hvem som godkjenner at leveransen kan faktureres.
Sjekk at kundeopplysninger og leveringsopplysninger er oppdatert.
Legg ved eller lagre grunnlaget som forklarer hva fakturaen gjelder.
Marker salg som må vurderes før de sendes.
Avtal hvor spørsmål fra regnskapsfører skal samles.
Hold nummerrekken ryddig
Altinn og Skatteetaten peker begge på at fakturanummer skal tildeles gjennom fakturaprogram eller trykte blanketter med forhåndsnummerering. I praksis betyr det at bedriften ikke bør lage manuelle snarveier når noe går galt. Nummerrekken er en del av kontrollsporet.
Hvis en faktura ikke skal sendes likevel, bør den håndteres slik systemet og regnskapsfører anbefaler. Skatteetaten omtaler at feilfakturaer som ikke sendes, ikke bare skal kastes, men oppbevares med forklaring i nummerrekken. Det er en typisk detalj som virker liten når den skjer, men som sparer spørsmål senere.
Sjekk innholdet før du sender
Altinn lister flere opplysninger som må med i en faktura, blant annet datoer, partene, beskrivelse av varen eller tjenesten, leveringstidspunkt, MVA-opplysninger der det er relevant og betalingsfrist. For en liten bedrift bør dette oversettes til en praktisk sjekk før fakturaen sendes.
Ikke gjør kontrollen større enn nødvendig. Se særlig etter feil kunde, uklart leveringsgrunnlag, manglende MVA-vurdering og tekst som ikke forklarer hva kunden faktisk får. Hvis noe er uklart for deg nå, er det ofte uklart for kunden og regnskapsfører senere også.
- Stemmer kunde og leveranse med avtalen eller ordren?
- Er varen eller tjenesten beskrevet tydelig nok?
- Er datoer og forfall kontrollert før sending?
- Er MVA behandlet slik regnskapsfører forventer for denne typen salg?
- Er fakturaen koblet til riktig prosjekt, ordre eller kunde i systemet?
Rett feil med tydelige spor
Feil skjer. En faktura kan ha feil kundeinformasjon, feil leveringsbeskrivelse eller noe annet som må korrigeres. Altinn beskriver kreditnota som måten å korrigere en tidligere faktura på, og peker på at kreditnotaen bør vise hvilken faktura den gjelder.
Her bør bedriften ha en enkel regel: ikke rett på måter som gjør historikken uklar. Snakk med regnskapsfører hvis du er usikker på om fakturaen skal krediteres, korrigeres eller følges opp på en annen måte. Det er bedre enn å lage en ny variant som ser ryddig ut for kunden, men skaper rot i regnskapet.
Følg åpne poster jevnlig
Fakturering stopper ikke når fakturaen er sendt. Åpne poster må følges opp, ellers mister du oversikt over hva som faktisk er betalt, hva kunden har spørsmål om, og hva som bare mangler kobling mot bank.
Dette er også et punkt der samarbeidet med regnskapsfører bør være tydelig. Hvem følger opp kunden? Hvem kobler betaling mot riktig faktura? Hvem undersøker delbetalinger, samlebetalinger eller betalinger uten god referanse? Hvis svaret er uklart, blir åpne poster fort en delt innboks uten eier.
Gå gjennom åpne kundefakturaer som del av månedsslutt.
Noter fakturaer der kunden har spørsmål eller bestrider grunnlaget.
Marker betalinger som må kobles mot flere fakturaer.
Avklar hvem som sender purring eller annen oppfølging.
Ta uvanlige avvik med regnskapsfører før du rydder manuelt.
Avklar system og rollefordeling
Mange småbedrifter lager fakturaer selv i regnskapssystemet. Det kan fungere godt, men bare hvis regnskapsfører vet hvordan systemet brukes. Hvilke felt må fylles ut hver gang? Hvor legges avtaler, timelister eller ordrebekreftelser? Hvem kontrollerer at salget kommer riktig inn i regnskapet?
Det er også lurt å avtale hva som skal skje ved spesielle salg. Internettsalg, delbetalinger, retur, MVA-unntak eller salg til offentlige virksomheter kan kreve mer presis håndtering. Bedriftseier trenger ikke kunne alt selv, men må vite når et salg bør merkes for vurdering.
En faktureringsrutine som holder
En god rutine trenger ikke være tung. Den kan være så enkel som dette: leveransen godkjennes, fakturaen opprettes i systemet, innholdet sjekkes før sending, grunnlaget lagres, åpne poster følges opp, og avvik samles til regnskapsfører.
Da blir fakturering en fast del av regnskapsflyten, ikke en løs oppgave som bare skjer når noen husker det. For småbedrifter er det ofte nok til å redusere rot, gi bedre oversikt og gjøre dialogen med regnskapsfører mer presis gjennom året.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.