Kortversjonen
En liten bedrift kan ha få bilag og likevel få rot i regnskapet. Det skjer ofte når kvitteringer ligger i en jakkelomme, fakturaer videresendes uten forklaring, og firmakortet brukes før noen har bestemt hvordan kjøpet skal dokumenteres. Da blir regnskapet mer tidkrevende enn det trenger å være.
Start med hva bilaget skal forklare
Et bilag er ikke bare et vedlegg. Det skal forklare hvorfor en transaksjon hører hjemme i regnskapet. Altinn peker på at bokførte opplysninger skal dokumenteres med bilag, og at regnskapet må kunne etterprøves. I praksis betyr det at en kvittering uten sammenheng ofte er for lite.
Regnskapsfører trenger som regel å forstå tre ting: hva som er kjøpt, hvem kjøpet gjelder, og hvorfor det er relevant for bedriften. Noen ganger står dette tydelig på fakturaen. Andre ganger må du legge til en kort forklaring.
Velg ett fast sted for bilag
Det viktigste grepet er ofte ganske enkelt: bestem hvor bilag skal leveres. Ikke litt på e-post, litt i en app, litt på papir og litt i en mappe på skrivebordet. Jo flere innganger dere bruker, jo større er sjansen for at noe mangler når regnskapet skal føres.
Skatteetaten anbefaler gode rutiner og et regnskapssystem som gir oversikt. For småbedrifter handler det ikke om å lage en tung prosess. Det handler om å få bilagene inn samme vei hver gang, slik at kontoret kan jobbe jevnt og oppdage mangler tidlig.
Bestem om bilag skal inn i regnskapssystemet, en fast innboks eller en annen avtalt kanal.
Avklar hvem som laster opp kvitteringer fra firmakort.
Lag en rutine for kvitteringer som først kommer på papir.
Sørg for at fakturaer ikke bare blir liggende hos den som mottok dem.
Avtal hvordan regnskapsfører skal varsle når noe mangler.
Merk bilag før konteksten forsvinner
Det er lett å huske et kjøp samme dag. Det er vanskeligere noen uker senere, særlig hvis flere ansatte kjøper lignende ting. Derfor bør bilag merkes mens kjøpet fortsatt er ferskt. En kort kommentar kan spare flere runder med spørsmål senere.
Merkingen trenger ikke være avansert. Ofte holder det å skrive kunde, prosjekt, ansatt, formål eller hvilken ordre kjøpet gjelder. Poenget er ikke å gjøre regnskapsjobben selv, men å gi regnskapsfører nok informasjon til å føre riktig og stille færre spørsmål.
- Hvilket prosjekt eller hvilken kunde gjelder kjøpet?
- Er kjøpet gjort av eier, ansatt eller innleid person?
- Gjelder det drift, viderefakturering, varekjøp eller internt bruk?
- Er det noe uvanlig ved kjøpet som bør forklares?
- Mangler det en faktura, kreditnota eller annen dokumentasjon?
Ikke vent med små kvitteringer
Små kvitteringer skaper ofte mer arbeid enn store fakturaer. De blir borte, de falmer, og de mangler ofte forklaring. Hvis bedriften bruker firmakort, bør alle som bruker kortet vite hvordan kvitteringen skal leveres før kortet tas i bruk.
Private utlegg bør også ha en fast rutine. Regnskapsfører må kunne se hvem som har lagt ut, hva kjøpet gjelder, og om det faktisk hører hjemme i virksomheten. Uklare utlegg bør avklares tidlig, ikke samles opp til slutten av perioden.
Lag en månedlig rytme
En god bilagsrutine må ha en rytme. Hvis alt leveres først når noen maser, blir regnskapet preget av opprydding. Hvis bilagene kommer jevnt, kan regnskapsfører avstemme, stille spørsmål og fange opp feil mens saken fortsatt er enkel å forklare.
For mange småbedrifter fungerer det godt å ha en kort fast kontroll. Den kan gjøres av daglig leder, den som håndterer administrasjon, eller en annen person som kjenner driften. Det viktige er at ansvaret er plassert.
Sjekk at alle kortkjøp har bilag.
Sjekk at leverandørfakturaer er sendt til riktig sted.
Se etter betalinger som mangler forklaring.
Svar på spørsmål fra regnskapsfører før de hoper seg opp.
Noter endringer i drift, ansatte eller systemer som påvirker regnskapet.
Avklar hva dere gjør når noe mangler
Det kommer til å mangle bilag av og til. En god rutine handler derfor ikke bare om å unngå feil, men også om hva dere gjør når feilen oppstår. Hvem leter? Hvem spør leverandøren? Hvem vurderer om dokumentasjonen er god nok til at kontoret kan føre videre?
Her bør bedriften og regnskapsfører være tydelige. Hvis kontoret bare markerer avvik uten at noen i bedriften følger opp, blir samme sak liggende. Hvis bedriften svarer uten å forklare konteksten, kan saken fortsatt være uklar. En liten avklaring tidlig er ofte bedre enn lang opprydding senere.
Hold rutinen enkel nok til å bli brukt
Den beste bilagsrutinen er ikke nødvendigvis den mest detaljerte. Den beste rutinen er den som faktisk blir fulgt av folk som har en travel arbeidsdag. Hvis den krever for mange valg, for mange mapper eller for mye regnskapsspråk, faller den fort bort.
Start derfor med få regler: ett mottak, korte forklaringer, tydelig ansvar og fast kontroll. Når det sitter, kan dere legge til mer detaljer der bedriften faktisk trenger det. Det er en mer robust måte å bygge regnskapsrutiner på.
For regnskapsfører er ryddige bilag ikke bare pen administrasjon. Det gir bedre grunnlag for avstemming, færre avklaringer og mer presise spørsmål. For bedriften betyr det mindre leting og en regnskapshverdag som føles mer forutsigbar.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.