Kortversjonen
Det er lett å tro at regnskapet stemmer bare fordi alt ligger i systemet. Slik er det ikke alltid. En betaling kan være koblet til feil faktura. Et bilag kan mangle. Et utlegg kan være betalt fra feil kort. En banklinje kan være bokført, men med feil forklaring. Bankavstemming er rutinen som fanger opp dette før det blir vanskeligere å rydde.
Skatteetaten beskriver regnskapet som en oversikt over virksomhetens inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Altinn peker også på at virksomhetens økonomi bør holdes adskilt fra privat økonomi, og at bankkontoen i regnskapet skal stemme med kontoutskriften. I praksis betyr det at banken ofte er det mest jordnære stedet å starte kontrollen.
Hva bankavstemming betyr i praksis
Bankavstemming betyr at bankbevegelsene sammenlignes med det som er ført i regnskapet. Målet er ikke å finne skyld eller lage ekstra administrasjon. Målet er å se om hver innbetaling og utbetaling har en forklaring som hører hjemme i regnskapet.
For en liten bedrift kan dette være ganske konkret. Du ser på banklinjene for perioden og spør: finnes bilaget, er betalingen koblet riktig, er overføringen mellom egne kontoer forståelig, og er det noe regnskapsfører bør vite før føringen låses eller rapporteringen går videre?
Start med komplett grunnlag
Altinn anbefaler å systematisere bilag og avtale med regnskapsfører hvordan de skal håndteres. Det gjelder særlig for bankavstemming. Hvis bilagene kommer dryppvis, blir avstemmingen mer gjetting enn kontroll. Da må regnskapsfører bruke tid på å spørre hva som mangler, i stedet for å kontrollere om ting stemmer.
Sjekk at banklinjene har tilhørende bilag, faktura eller forklaring.
Marker betalinger som dekker flere fakturaer eller gjelder delbetaling.
Forklar overføringer mellom egne kontoer før de blir tolket som noe annet.
Legg ved dokumentasjon for utlegg som er betalt privat.
Samle åpne spørsmål i én ryddig melding til regnskapsfører.
Det trenger ikke være avansert. En kort kommentar i systemet kan være nok. Poenget er at den som fører regnskapet slipper å lese bankutskriften som en gåte.
Vanlige avvik du bør følge med på
De fleste avvik er hverdagslige. En kunde betaler to fakturaer samlet. En leverandør trekker betalingen litt annerledes enn fakturaen viser. En ansatt legger ut privat. En retur eller kreditnota kommer i en annen periode enn salget. Slike ting er ikke nødvendigvis feil, men de må forklares.
- Betaling er registrert i banken, men fakturaen står fortsatt åpen.
- Bilaget ligger i systemet, men er ikke koblet til riktig banklinje.
- En privat betaling er blandet inn i virksomhetens konto.
- Gebyrer, returer eller korrigeringer er ikke forklart.
- Lønn, skattetrekk eller utlegg er ført uten tydelig grunnlag.
Her bør bedriften og regnskapsfører bli enige om hva som skal rettes av bedriften, og hva regnskapsfører skal vurdere. Ikke alt bør løses med en rask kommentar. Noen avvik handler om feil kobling. Andre handler om hvordan en hendelse skal behandles i regnskapet.
Ikke vent til alt skal avsluttes
Bankavstemming blir tyngre jo lenger du venter. Ved årets slutt kan samme avvik ha mistet sammenhengen sin. Hvem betalte? Hvorfor ble betalingen delt? Hvilket bilag hørte til? Slike spørsmål er mye lettere å svare på mens saken fortsatt ligger nært i tid.
En god rytme er å avstemme banken som del av månedsslutt. Da kan åpne punkter tas sammen med bilag, faktura, lønn og MVA-grunnlag. Det gjør også dialogen med regnskapsfører mer presis. I stedet for mange små avklaringer spredt utover, kan dere ta en samlet liste.
Avklar hvem som gjør hva
Mange misforståelser starter med uklart ansvar. Bedriften tror regnskapsfører følger opp alle banklinjer. Regnskapsfører tror bedriften har lagt inn alt grunnlaget. Begge kan ha gode grunner, men resultatet blir likevel venting og ekstra spørsmål.
Lag derfor en enkel rollefordeling. Bedriften kan sørge for bilag, forklaringer og opplysninger om uvanlige betalinger. Regnskapsfører kan kontrollere føringene, stille faglige spørsmål og si fra når noe bør håndteres annerledes. Det viktigste er at ingen banklinjer blir stående uten eier.
Hvem sjekker at alle bankkontoer er med?
Hvem kobler betalinger mot fakturaer?
Hvem forklarer private utlegg og uvanlige overføringer?
Hvor samles avvik som må vurderes?
Når regnes perioden som ferdig avstemt?
Når du bør spørre før du retter
Noen feil kan bedriften rydde selv, for eksempel manglende bilag eller en kommentar om hva betalingen gjelder. Andre saker bør du ta med regnskapsfører før du endrer noe. Det gjelder særlig når betalingen berører MVA, lønn, eiendeler, privat bruk eller en kunde- eller leverandørpost som allerede er ført.
Det er bedre å stille ett presist spørsmål enn å gjøre fem raske rettelser som må granskes etterpå. Skriv hva som har skjedd, legg ved grunnlaget, og si hva du tror betalingen gjelder. Da får regnskapsfører et faktisk utgangspunkt, ikke bare en løs mistanke.
En rutine som holder seg enkel
God bankavstemming handler ikke om at eier skal bli regnskapsekspert. Det handler om å lage en vane som gjør banken, bilagene og regnskapet forståelige for hverandre. Når hver banklinje har en forklaring, blir regnskapet mer nyttig i hverdagen og lettere å kontrollere senere.
Start enkelt: én fast gjennomgang, én liste med åpne punkter, og en klar avtale med regnskapsfører om hvem som lukker hva. Det er ofte nok til å gjøre avstemming av bank og regnskap fra en irriterende ryddejobb til en vanlig del av driften.
Vil du finne et kontor som passer bedre?
Beskriv bedriften kort, så kan aktuelle regnskapskontor vurdere behovet ditt og forklare hvordan de ville jobbet med deg.